Wat de gemeente kan doen voor een kleinschalig initiatief

Dat Ene Woord organiseerde een debatavond over Mensen maken de stad. Ik bezocht deze avond als inwoner van Gouda die niet alleen geniet van allerlei mooie initiatieven en evenementen maar daar zelf ook het een en ander aan toevoegt. Een van de besproken kwesties was hoe de overheid om kan gaan met de initiatieven van burgers. Als organisator van Sketchcrawl Gouda wil ik deze vraag graag van extra gezichtspunten voorzien. Hoe ervaar ik als organisator van een klein evenement in Gouda de rol van de gemeente, wat waardeer ik daarin en waaraan heb ik behoefte?

Wij zijn twee vrijwilligers (Loes en Monique) en we hebben besloten om het evenement, waarbij we gaan tekenen op locatie en waarvoor iedereen zijn eigen tekenspullen meeneemt, zonder budget te organiseren. Het bijhouden van een administratie om een begroting te kunnen bewaken behoort niet tot onze favoriete bezigheden. Natuurlijk geven we wel geld uit: we kopen papier, tekenspullen, bekertjes en limonade. En we printen enkele postertjes en kopen spullen om een passend bedankcadeautje te maken voor de locatie die ons ontvangt. Dit halen we uit onze kast of we betalen het uit de huishoudportemonnee – we gaan er niet aan failliet.

Ondersteuning met geld
We hebben bewust niet onderzocht of een gemeentelijke subsidie tot de mogelijkheden behoort voor ons evenement. Omdat we daar geen kennis van of ervaring in hebben. Omdat we geen zin hebben in het gedoe van het doen van een aanvraag. En omdat het evenement zo eenvoudig is dat er nauwelijks kosten worden gemaakt. We zouden de promotie kunnen verstevigen door bijvoorbeeld kaarten of posters te laten drukken, maar ach, er is al meer dan voldoende oud papier in de wereld. Het zou leuk zijn om een advertentie te kunnen plaatsen, maar we willen best de uitdaging aan gaan om het zonder te doen.

Tijdens het debat kwam een gemeentelijke schenking aan de orde: ook een geldbedrag maar dan éénmalig, zonder bindende voorwaarden én zonder de suggestie dat je volgend jaar weer op dit bedrag kunt rekenen (zoals bij een subsidie). Zodat je wel op eigen benen blijft staan. Prima! Hoe kom je aan zo’n schenking? Moet je dat aanvragen? Moet je de juiste personen kennen? Ik heb geen idee, geen tijd en zin ook om het uit te zoeken. Voor ons dus geen schenking, tenzij die ‘uit de lucht komt vallen’.

Ondersteuning met middelen
Voor de allereerste Sketchcrawl zochten we een goede ontvangstlocatie. Een kennis suggereerde de Agnietenkapel, in eigendom van de gemeente. Hoewel deze locatie zeer betaalbaar is, konden wij het bedrag niet uitgeven. Diezelfde kennis bleek voor de gemeente te werken en vertelde dat de kapel nog vrij was op die datum, dat het de gemeente relatief weinig kost om de kapel ter beschikking te stellen, én dat ze zo brutaal was geweest om hem in optie te zetten voor ons. Op die manier dwong ze me om iets te doen wat ik niet durfde: de betreffende wethouder te bellen om te vragen of de gemeente dit zou willen schenken. Maar ik deed het: ik belde, mailde, belde en mailde en toen was het antwoord een enthousiast JA.

Wat waren wij blij met deze prachtige plek voor ons evenement. Maar het gebaar van de gemeente deed ons véél meer. Het verleende aan ons eigen, woeste privéplannetje een officiëlere status: “We zijn echt een evenement, de gemeente steunt ons!”. Bovendien wilden we natuurlijk niet afgaan met maar drie bezoekers in die mooie kapel, dus we schroefden de PR een extra tandje op. Door de locatie, onze PR-inspanningen en ons enthousiasme kwamen er tweehonderd mensen tekenen! En daardoor besloten wij: hier gaan we mee door; we gaan dit voortaan ieder kwartaal doen in Gouda. De gemeente gaf een klein zetje met grote gevolgen.

Ik vermoed dat de gemeente zich nog niet zo goed bewust is van de middelen die ze kan bieden aan kleine initiatieven. Middelen die voor de gemeente ‘peanuts’ zijn maar voor het initiatief essentieel. Zoals de mogelijkheid om enkele kopietjes te maken. Een stapeltje enveloppen. Naam, telefoonnummer en ‘voorbewerking’ van een contactpersoon bij een andere instantie. Gebruik van een vergaderplek of andere locatie. Persoonlijke bewegwijzering in het woud der regelingen, werkwijzen en vergunningen.

Ondersteuning met publiciteit
We zetten voor sketchcrawl middelen in die wel tijd maar geen geld kosten zoals een maillijst, social media en free publicity. Een goede aankondiging in de krant is voor ons essentieel om ook de mensen te bereiken die geen computer gebruiken. Dus we versturen persberichten naar de lokale kranten en daarna is het afwachten welke prijs we hebben gewonnen. Misschien wordt het bericht geplaatst (prijs). Misschien krijgen we een foto bij het bericht (extra prijs: verdubbelaar), een uitgebreider artikel of interview van tevoren (hoofdprijs), of het bezoek van een journalist om verslag te doen van je evenement (troostprijs, want dit is berichtgeving achteraf). Misschien hebben we pech en staat het niet in de krant. Sommige van onze niet-gedigitaliseerde fans bellen ons op om te vragen wanneer de volgende sketchcrawl is. De rest mist het, helaas.

In het begin werd ons evenement ook op de gemeentelijke pagina in de krant geplaatst. Daar waren we bijzonder blij mee. Maar nu is het beleid veranderd, de ruimte beperkt, enzovoorts. Pech voor ons. Overigens is de plaatsing van ons evenement op ‘Welkom in Gouda’ super fijn, maar dus ook weer digitaal.

Ondersteuning met aandacht
Voor de allereerste sketchcrawl had ik contact met een ambtenaar van de Gemeente Gouda om uit te zoeken of we een vergunning nodig hadden en om de praktische zaken te regelen rond het gebruik van de Agnietenkapel. Daarna bleef ik hem per mail informeren. Maar hij werkt nu ergens anders en ik heb geen contactpersoon meer om op de hoogte te houden. Dus ook niet om eens te horen of ‘de gemeente’ het nog steeds zo leuk vindt. Of om een tip te krijgen voor een goede volgende locatie. Of om gefeliciteerd te worden met de tiende Sketchcrawl. We organiseren dit evenement voor ons eigen plezier en voor het plezier van de deelnemers, maar toch zijn dit van die kleine dingen waardoor ons motortje blijft branden. Voor jezelf een bos bloemen kopen voelt heel anders dan er eentje krijgen.

Ik ken wel degelijk mensen die bij de gemeenten werken, en toch heb ik behoefte aan een vaste contactpersoon voor dit specifieke onderwerp. Zodat je van beide kanten de verantwoordelijkheid voelt om elkaar op de hoogte te houden. Bij welke ambtenaar zit Sketchcrawl Gouda 'in de portefeuille'? Wie wil er graag af en toe wat van ons horen en denkt op zijn/haar beurt aan ons als er iets relevants voorbij komt? Met wie mogen wij ons enthousiasme delen? Geen afdeling maar een Echt Mens.

Verlanglijstje
Ik besluit met het verlanglijstje van Sketchcrawl Gouda. Wij zouden best eens willen tekenen in het stadhuis op de Markt, de bovenste verdieping van het Huis van de Stad, de Kaaswaag, de Sint Jan en het Verzetsmuseum (daarmee hebben we al contact door een ontmoeting op een Open Picknick in het Bruispunt). Voorwaarde is dat de deelnemers gratis naar binnen mogen, bijvoorbeeld op vertoon van hun schetsboekje. Tips voor contactpersonen zijn van harte welkom!

Graag tot ziens op de elfde Sketchcrawl in Gouda, op zaterdag 25 januari 2014.

Loes Vork